Sistem Perilaku Organisasi
Tema utama pada tengah abad terakhir dalam teori organisasi adalah
interaksi antara struktur organisasi dan manusia, masih menjadi
perdebatan apakah struktur organisasi sebagai penentu perilaku manusia
dalam organisasi.
Charles Perrow mengutarakan bahwa banyak keluhan yang ada mengenai
manusia yang bekerja dalam bidang sumber daya manusia diantaranya yakni
rendahnya kualitas, rendahnya pendidikan serta sudut pandang yang sempit
tentang manusia. Mereka cenderung bersikap menghukum yang didasarkan
atas keyakinan bahwa perintah & disiplin dapat menyelesaikan
masalah. Studi Perrow tentang perilaku para pelamar untuk posisi
rehabilitasi anak, mereka semula bersikap permisif. Setelah mereka
bekerja beberapa lama mereka bersikap suka menghukum serta berpandangan
sempit tentang masalah yang mereka tangani.
Teori lain mengatakan bahwa manusia dalam organisasi cenderung
membentuk struktur organisasi yang ada; misalnya dalam membuat
keputusan, memimpin, mengatasi konflik yang ada dalam struktur, nilai
dan budaya organisasi Lebih jauh perhatian tentang peran manusia dalam
organisasi diarahkan pada kemungkinan memperbaiki organisasi. Hal ini
dilakukan tidak dengan cara mengubah struktur yang ada tapi melatih
manusia melalui training agar proses dalam kelompok lebih efektif
(Owens, 1987)
Dalam makalah ini akan dibahas lebih lanjut mengenai teori sistem dan
perilaku organisasi yang meliputi beberapa pokok bahasan yakni;
tinjauan umum teori sistem, teori sistem sosial; teori peran, konsep
peranan dan hubungannya dengan teori sistem sosial serta teori
kontingensi.
Tinjauan Umum Teori Sistem
Upaya mendeskripsikan, menjelaskan dan
memprediksi perilaku organisasi umumnya berasal dari teori sistem.
Seorang biolog Ludwig von Bertalanffy menyatakan bahwa teori sistem
dapat dianalogikan dengan sistem yang ada pada organisme. Organisme sel
itu terdiri atas sel-sel, dan sel-sel membentuk suatu molekul. Tiap
bagian yang ada membentuk sistem yang terintegrasi dan terdiri dari
struktur yang saling bergantungan dan bekerja secara harmonis. Tiap
molekul tahu tugas masing-masing dan harus dapat bekerjasama serta
memenuhi aturan yang ada.
Hukum keteraturan merupakan konsep yang
bersifat menyeluruh. Ide tentang keteraturan merupakan ide dasar dalam
memahami dan menganalisis situasi yang kompleks.
Teori sistem memiliki dua konsep dasar yaitu pertama, konsep
subsistem yang melihat hubungan antar bagian sebagai hubungan sebab
akibat. Konsep kedua memandang sebab jamak (multiple causation) sebagai
hubungan yang saling berkaitan yakni tiap bagian merupakan kompleks
(kumpulan) yang tiap faktornya saling berkaitan. (Owens; 1987)
Teori Sistem Sosial; Teori Peran, Konsep Peranan dan hubungannya dengan Teori Sistem Sosial
Ada dua pola sistem yakni open system (sistem terbuka) dan closed
system (sistem tertutup) dalam konteks hubungan organisasi dengan
lingkungan eksternal. Suatu sistem adalah “terbuka”, jika mempunyai
transaksi dengan lingkungan mana ia berada. Transaksi antara suatu
organisasi dengan lingkungannya mencakup “input” dan “output”. Input
biasanya dalam bentuk informasi, energi, uang, pegawai, material dan
perlengkapan yang diterima organisasi dari lingkungannya. Output
organisasi pada lingkungannya dapat berbentuk macam-macam tergantung
pada sifat organisasi (Wexley & Yukl; 1995).
Hubungan pada tiap aspek input dan output yang ada di sekolah dengan
lingkungan yang lebih luas merupakan suatu interaksi yang membentuk
siklus yang tiada akhir.
Konsep input-output sering disebut sebagai model linear, yaitu teori
yang menjelaskan bagaimana sistem dapat dijelaskan dalam konteks dunia
nyata. Suatu teori yang beranjak dari konsep umum ke khusus yang tampak
logis, rasional dan teratur berupaya untuk mencari jawaban terhadap
upaya menghubungkan nilai input dan nilai output sehingga menghasilkan
efisiensi biaya. Dalam konteks sekolah, siswa dan guru berupaya mencapai
tujuan formal sekolah dengan keyakinan, tujuan dan harapan. Mereka akan
mematuhi hukum, aturan dan disiplin agar dapat mempertahankan diri
daripada memikirkan komitmen yang tidak jelas. Pendekatan lain dalam
memahami organisasi sekolah dan perilaku anggotanya adalah dengan
berfokus pada apa yang sebenarnya terjadi. Hal ini berpusat pada proses
yang terjadi di dalam yaitu sistem organisasi yang dipandang sebagai
sistem total dari konteks yang menggambarkan seluruh pola yang ada.
Organisasi sebagai sistem yang menciptakan dan menjaga lingkungan
didalamnya memuat interaksi manusia yang kompleks (baik antar individu
maupun dalam kelompok). Organisasi sekolah, misalnya, harus dipandang
sebagai hubungan antara perilaku manusia dan konteksnya. Dengan
demikian, perilaku organisasi difokuskan pada sekolah sebagai suatu
sistem.
Andrew Halpin dan Don Croft meneliti tentang iklim sekolah yang
berfokus pada karakteristik internal organisasi sekolah yang seakan
terpisah dari pengaruh lingkungan. Hal ini akan memudahkan peneliti
karena memisahkan unsur lingkungan sekolah dengan konteks yang lebih
luas.
Organisasi dengan sistem terbuka dapat digambarkan seperti fenomena
nyala api lilin, sinar yang dipancarkannya akan memengaruhi kondisi
lingkungan di sekelilingnya. Daniel Griffiths mengatakan bahwa
organisasi (sistem) berada dalam lingkungan (suprasistem) yang
didalamnya memuat pula sub sistem (perangkat administrasi dalam
organisasi). Batasan antar sub sistem dibuat dengan garis putus-putus
yang berarti antar bagian dapat saling menembus (permeable). Antara
subsistem yang terlibat dapat saling mempengaruhi lewat hubungan yang
interaktif dan adaptif antar komponen. Masalah yang terjadi pada satu
bagian dapat menjadi ancaman terhadap fungsi keseluruhan. (Owens; 1987)
Adapun karakteristik dari sistem tertutup adalah adanya kecenderungan
yang kuat untuk bergerak mencapai suatu keseimbangan dan entropi yang
statis. Sifat ini menunjukkan adanya kebekuan atau tepatnya keseimbangan
yang beku. Istilah entropi aslinya dipergunakan dalam ilmu-ilmu fisika.
Ia mempunyai pengertian dipergunakan pada setiap sistem yang tertutup
dengan tidak adanya potensi berikutnya untuk membangkitkan daya kerja
atau usaha transformasi (Miftah Thoha; 2008).
Teori Peran
Erving Goffman menganalogikan situasi kehidupan
sehari-hari dengan peran di panggung ketika menganalisis perilaku
interpersonal manusia dalam organisasi. Tiap organisasi harus
mengartikan peran individu yang terlibat yang dipengaruhi oleh interaksi
dinamis dengan orang lain. Seperti aktor dan penonton, peran yang
dijalani oleh pimpinan, misalnya dibentuk oleh harapan atasannya dan
juga oleh kehadiran orang lain. Kehadiran orang lain (direktur dan orang
lain) bertujuan untuk mengontrol situasi dan organisasi agar
orang-orang yang terlibat berperilaku seragam (conform).
Adapun beberapa istilah mengenai peran ini sebagai berikut;
- Peran adalah konsep psikologis tentang perilaku yang timbul dalam
interaksi dengan manusia lain. Tiap posisi membawa harapan tertentu bagi
pelaku dan organisasi lain.
- Deskripsi peran, yaitu perilaku aktual yang ditunjukkan. Lebih tepat
lagi berkaitan dengan lagi persepsi seseorang tentang perilaku yang
harus dijalankan.
- Peran preskriptif merupakan ide abstrak tentang norma umum yang terdapat dalam budaya tentang peran yang diharapkan.
- Harapan peran, yaitu harapan orang lain terhadap peran yang harus
dijalankan orang lain, misalnya guru terhadap kepala sekolah, kepala
sekolah terhadap guru. Jika mereka berinteraksi artinya mereka memiliki
harapan peran yang saling melengkapi (bersifat komplementer).
- Persepsi peran, merupakan persepsi yang dimiliki seseorang terhadap peran yang seharusnya dilakukan orang lain.
- Peran manifes (nyata) dan peran laten, hal ini berasal dari
kenyataan bahwa seseorang mempunyai lebih dari satu peran. Peran manifes
merupakan peran yang ditunjukkan, lainnya akan menjadi peran laten.
- Konflik peran. Hal ini dapat terjadi dan merupakan sumber dari
kinerja yang tidak baik. Contoh nyata dari konflik peran yaitu dua orang
tidak mampu untuk membangun hubungan yang memuaskan secara timbal
balik. Hal ini bisa berasal dari banyak sebab, yang menimbulkan
kebingungan antara harapan peran dan persepsi peran. Konflik peran juga
dapat terjadi pada individu yang sama: harapan peran berkonflik dengan
kebutuhan pribadi misalnya konflik peran pada kepala sekolah .
- Ambiguitas peran. Hal ini dapat terjadi ketika preskripsi peran mengandung elemen yang kontradiktif atau kabur.
Sebagai contoh hal ini dapat dilihat pada perbedaan kerja antara
bidang administrasi dan supervisi. Supervisor sering merasa memiliki
otoritas hirarki di atas guru. Mereka terkadang harus melawan perannya
saat harus melatih dan menghilangkan otoritasnya terhadap guru. Konflik
peran dapat menimbulkan tekanan dan ketidakpastian, yaitu suatu
ketidakkonsistenan dalam perilaku. Hal ini berdampak pada perilaku yang
tidak bisa diprediksi dan tidak bisa diantisipasi terutama bila terjadi
tekanan atau konflik interpersonal. Orang yang berada pada situasi ini
akan menjadi tidak mampu menghadapi situasi tersebut. Menghadapi situasi
yang demikian kadang dilakukan dengan penghindaran, misalnya
menghindari diskusi dengan obrolan-obrolan biasa yang tidak penting.
Seting Peran (Role Set)
Dalam kelompok, posisi bawahan tidak
dapat dihilangkan, namun posisi tersebut dapat digantikan oleh orang
lain. Dalam seting peran terdapat pelaku dan pengamat. Seting peran
tidak akan lengkap sampai orang ketiga ditambahkan, yaitu orang yang
mendukung peran utama. Sebagai contoh, seting peran dapat ditambahkan
misalnya komposisi yang terdiri atas 12 orang (2 atasan, 4 bawahan dan 6
kolega). Kolega berperan sebagai pengirim peran (mengkomunikasikan
harapan peran). Hal ini dapat menjadi sumber konflik karena adanya
ambiguitas peran.
Robert Kahn meneliti konsep operasional teori peran untuk menjelaskan
dan mengatur konflik dan ambiguitas peran dan mengorelasikannya dengan
sikap anggota organisasi terhadap situasi kerja. Sikap sebagai fungsi
perilaku memegang peranan terhadap seting peran. Dengan demikian role
set merupakan konsep penting dalam memahami seting sosial tempat
individu memberikan kontribusinya. Konstruk ini dapat berguna dalam
menganalisis perilaku interpersonal dalam suatu kerja organisasi,
misalnya pimpinan akan konsern pada memfasilitasi penerimaan,
pengembangan dan alokasi peran yang diperlukan agar kelompok dapat
berfungsi dengan baik.
Jarak antara konsep peran pada individu dapat timbul dari peranan yang dijalankan dengan derajat kebebasan dalam menjalankannya.
Keseimbangan
Dalam organisasi orang ingin memuaskan kebutuhannya.
Orang mempunyai kebutuhan yang harus dipenuhi oleh organisasi dengan
perannya. Hal ini digambarkan oleh Gelzel dan Guba dalam pendekatannya
mengenai model sistem sosial.
Keseimbangan antara manusia dengan organisasi perlu dijaga dalam stau
bentuk status quo. Untuk menjaga hal tersebut diperlukan adannya
ekualibrium (keseimbangan) antara kebutuhan manusia sejauh itu seimbang
dengan organisasi. Hubungannya akan memuaskan dan berlanjut pada level
yang produktif.
Chester Barnand mendefinisikan ekuilibrium sebagai keseimbangan yang
dicapai dengan kepuasan. Hasil dari keseimbangan ini akan menghasilkan
keberlanjutan antara individu dan organisasi dalam hubungan yang saling
menguntungkan.
Istilah efektivitas adalah terpenuhinya tujuan yang ditetapkan dengan
kerja yang mendukung ketercapaiannya. Efisiensi mengacu pada kemampuan
organisasi untuk menjaga keberlanjutan partisipasi individu dengan
memberikan kepuasan yang memadai. Barnard mengatakan bahwa organisasi
melakukan kerjasama dengan mendistribusikan hasil produktif ke individu.
Hasil produktif ini bisa materi dan kepuasan sosial. Keduanya dapat
diterima secara umum karena dapat memenuhi kebutuhan individu tetapi
dalam proporsi yang berbeda.
Kepuasan yang dicapai bervariasi, bergantung pada pengukuran serta
tindakan serta lingkungan dimana individu terlibat. Orang akan merasa
puas bila mendapat materi atau uang walau kadang mereka merasa tidak
aman dan tidak nyaman.
Dengan demikian perilaku organisasi tidak hanya pada level kinerja
yang formal yang dapat diterima tetapi juga pada komunitas dan pada
perilaku. Perilaku ini akan meluas sampai pada pakaian yang digunakan,
cara berbicara dan lain-lain.
Mekanisme dua kebutuhan ini (institusi dan individu) muncul bersama
dalam kerja kelompok. Interelasi dinamik yang terjadi bukan hanya
berasal dari hubungan interpersonal yang alami tetapi juga dari
institusi serta kebutuhan yang saling mengait dengan individu yang
berpartisipasi. Pembentukan peran melalui institusi, akan berjalan
seiring perkembangan iklim sistem sosial dan aspek kepribadian yang
semuanya merupakan perpaduan dari interaksi yang terjadi.
Dalam sebuah organisasi, peran punya pengaruh lebih besar dalam
perilaku. Sebagai contoh seseorang yang menunjukkan sindrom otoritatif
yang ditampakkan pada orang lain. Sifatnya orang ini stabil, dapat
dibaca dan berambisi membentuk perilaku orang lain sesuai dengan cara
pandangnya. Biasanya mereka cenderung berfikir dengan dikotomi
sederhana; hitam-putih (sedikit abu-abu), tipe ide konkrit (kurang sabar
terhadap pemikiran abstrak/ambiguitas), mengidentifikasi diri secara
kuat pada kelompok atau orang yang berpengaruh, dia merasa tidak aman
dengan situasi ambigu, sulit percaya kepada orang lain.
Mary Crow dan Merl Bonney menggambarkan dampak dari sikap otoritatif
jika terjadi pada seorang pemimpin di sekolah: berpakaian konservatif,
menempatkan orang yang disukai dekat dengan dirinya dan mengambil jarak
dengan orang yang tidak disukai, menempatkan disiplin yang ketat tetapi
bersikap lunak pada pimpinan. Pimpinan ini akan menekankan guru harus
jujur, jadi warga negara yang baik, menekankan disiplin di kelas, dan
bekerja keras jika ingin berhasil. Hasilnya siswa takut pada guru, guru
takut pada pimpinan, pimpinan takut pada pengawas, pengawas takut pada
dewan.
Dalam sejarah administrasi sekolah dapat dilihat hubungan antara
tugas pengawas dan kepala sekolah. Meskipun gaji pengawas lebih banyak,
orang yang berkualitas tak tertarik memasukinya dan lebih memilih
mengajar di universitas. Dalam kerja sebagai pengawas terdapat kondisi
seperti jam kerja yang lama dan tekanan adalah hal yang dihadapi
pengawas. Selain itu tugas tersebut tidak memenuhi kebutuhan untuk
pencapaian pemenuhan diri. Agar orang tertarik jadi pengawas sekolah
harus menyediakan kombinasi reward material dan psikologis.
Dalam membahas dalam keseimbangan yang berasal dari sudut pandang
teori sistem, tak hanya membahas antara hubungan kebutuhan individu dan
organisasi, tetapi lebih luas dari itu. Dalam sistem yang terbuka,
organisasi dengan sistem yang lebih luas orang akan berinteraksi aktif
dengan sistem eksteranal yang terdapat pada lingkungannya.
Perubahan di lingkungan akan menstimulasi reaksi orang secara statis
atau dinamis dengan tetap menjaga status qou. Keseimbangan dinamis
dicirikan dengan pengaturan subsistem internal atau dengan mengubah
tujuan agar sesuai dengan iklimpada lingkungan. Hal ini akan menjaga
sistem siap dan mudah beradaptasi.
Homeostatis
Sistem terbuka cenderung mengatur diri agar tetap
dalam keadaan seimbang (contohnya pada makhluk biologis dan manusia).
Dalam sistem sekolah: sistem komunikasi yang dibangun dengan baik,
proses mengambil keputusan akan membuat sekolah dapat beradaptasi dan
bertindak efektif dengan adanya perubahan pada lingkungan.
Feedback
Menurut John Ptiffner & Frank Sherword, komunikasi
berlangsung secara timbal balik. Jenis komunikasi yang diterima aktor
dari penonton secara langsung. Kalau penonton antusias aktor juga akan
antusias. Informasi mengalir dan memberi efek saling mempengaruhi.
Sistem yang tak menyediakan feedback tidak akan mengalami transmisi
informasi yang akurat pada pengambil keputusan. Organisasi akan sulit
untuk bereaksi secara tepat pada perubahan lingkungan (akan statis)
kurang bisa melakukan koreksi diri. Proses homeostatis penting untuk
menjaga lingkungan melalui upaya adaptif dengan suatu proses perubahan.
Dalam sudut pandang sistem sosial, organisasi sebagai sistem terbuka
memiliki subsistem internal dan juga merupakan bagian dari suprasistem
yang berinteraksi melalui melakukan pertukaran input dan output.
Organisasi juga mempengaruhi lingkungan (suprasistem) dan juga
dipengaruhi oleh perubahan yang ada dalam suprasistem.
Bisa saja organisasi mengabaikan hal tersebut dengan cara mengisolasi
diri (jadi tertutup). Organisasi berusaha mengakomodasi perubahan
lingkungan dengan mengubah cara adaptasi yang pada akhirnya organisasi
dapat mengadaptasi perubahan lingkungan dengan membangun keseimbangan
baru.
Dalam dunia yang didominasi perubahan yang cepat dan intensif,
organisasi dengan feedback yang jelek atau homeostatis yang lemah akan
mengalami disorganisasi. Hal yang perlu diingat, inti yang ada pada
teori sistem yaitu konsep bahwa sistem terdiri dari subsistem yang
memilih interaksi yang saling tergantung serta bekerja sama dengan
tujuan saling menguntungkan.
Seperti model Getzels Guba, sekolah sebagai sistem sosial yang
terbuka memiliki dua subsistem yang berinteraksi, yakni sistem
instruksional dan sistem manusia. Kedua hal ini dapat menjelaskan
dinamika perilaku organisasi. Pada pertengahan tahun delapan puluhan,
organisasi memiliki lebih dari dua subsistem dan analisis perilaku
organisasi memerlukan konsep yang lebih kompleks. Pendekatan yang lebih
akurat dan berguna adalah dengan mengkonseptualisasikan organisasi,
misalnya sistem sekolah sebagai sistem sosio teknikal.
Fungsi manajemen
Menurut Henry Fayol Manajer memiliki beberapa
fungsi yaitu merencanakan, mengorganisasi, memeritah, mengkoordinasi dan
mengendalikan. Tetapi dari kelima fungsi ini dapat di ringkas menjadi
empat: perencaan, pengorganisasiaan, pemimpinan dan pengendalian.
Perencaaan, mencakup penetapan tujuan, penegakaan strategi dan pengembangan rencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.
Pengorganisasiaan , menetapkan apa tugas-tugas yang harus dikerjakan,
siapa yang harus mengerjakan, bagaimana tugas-tugas itu dikelompokkan
dan bagaimana hubungan struktur kerja harus dibuat.
Kepemimpinan, mencakup hal hal yang berkaitan dengan bagaimana
memotivasi karyawan, mengarahkan orang lain, menyeleksi saluran, saluran
komunikasi yang paling efektif dan yang tidak kalah penting adalah
bagaimana mengelola dan memecahkan konlik agar tidak menyimpang dari
tujuan organisasi.
Pengendalian, Tugas ini mencakup bagaimana memantau kegiatan-kegiatan
yang telah direncanakan agar tidak ada penyimpangan arah yang telah
ditetapkan.
Peran manajemen
Ada banyak peran yang dimainkan
oleh para manajer dalam sebuah organisasi namun semua itu dapat
dikategorikan menjadi tiga bagian yaitu
- Peran hubungan antar pribadi dimana semua manajer dituntut untuk
menjalankan tugas-tugas yang sifatnya seremonial dan simbolis atau biasa
disebut pemimpin lambang (figurehead). Disamping itu juga sebagai
pimpinan yang mencakup tugas mempekerjakan, melatih, memotivasi dan
mendisiplinkan bawahan.
- Peran Informasi , semua manajer menerima dan mengumpulkan informasi
dari luar organisasi baik secara langsung maupun tidak langsung untuk
kepentingan perencanaan organisasi
- Peran Keputusan, Para manajer juga memiliki peran sebagai pengambil
keputusan untuk memecahkan masalah yang ada dalam lingkup bagiannya.
Disamping itu juga sebagai entrepreneur yang bersifat memprakarsai dan
mengawasi kegiatan-kegiatan baru yang akan menyempurnakan kinerja
organisasi.
Untuk bisa menjalankan ketiga peran tersebut seorang manajer harus memiliki beberapa ketrampilan
1. Ketrampilan teknis
Ketrampilan teknis meliputi kemampuan
menerapkan pengetahuan khusus atau keahlian spesialisasi. Katrampilan
ini bisa diperoleh melalui pendidikan formal seperti arsitek, teknik
elektro, tetapi juga dapat diperoleh melalui pendidikan non formal
seperti kursus
2. Katrampilan manusiawi
Kemampuan ini berhubungan dengan
bagaimana kita menciptakan kerjasama , memahami situasi kerja dan
bagiamana memberikan motivasi kepada orang lain agar perencaaan dapat
berjalan baik.
3. Ketrampilan konseptual
Pimpinan adalah manajer oleh karena itu
mereka harus memiliki ketrampilan konseptual dimana mampu menganalisis
dan dan mendiagnosis situasi guna mengambil keputusan dan mampu memilih
alternative keputusan yang cermat guna kepentingan organisasi kedepan.
