manajemen logistik

Manajemen Logistik

A.Logistik

Secara etimologi, logistik berasal dari bahasa Yunani kuno yang terdiri dari dua suku kata, yaitu “Logic” yang berarti rasional, masuk akal dan dapat dipertanggungjawabkan. Suku kata yang kedua adalah “Thios” yang berarti berpikir. Jika arti kedua suku kata itu dirangkai, memiliki makna berpikir rasional dan dapat dipertanggungjawabkan (Sutarman, 2005). Seiring berkembangnya jaman, arti logistik mengalami pergeseran.
Menurut Sondang P Siagian (2003:58) “Logistik adalah keseluruhan bahan, barang, alat dan sarana yang diperlukan dan dipergunakan oleh suatu organsasi dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasarannya”.
Pendapat di atas diperkuat dengan pendapat Lukas Dwiantara dan Rumsari H.S (2004:2) yang menyebutkan “Logistik adalah segala sesuatu atau benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik (tangible), baik yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang (administrasi)”.
Sementara Yolanda M. Siagian (2005:3) melihat logistik dari segi dunia bisnis yakni “Logistik merupakan bagian dari proses rantai suplai yang berfungsi merencanakan, melaksanakan, mengontrol secara efektif, efisien proses pengadaan, pengelolaan, penyimpanan barang, pelayanan dan informasi mulai dari titik awal (point of origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dengan tujuan memenuhi kebutuhan konsumen.
Dengan demikian logistik adalah segala sesuatu baik itu  berupa bahan, barang, alat, atau sarana yang digunakan untuk membantu kegiatan organisasi dalam rangka pencapaian tujuan.

B.Fungsi logistik

Fungsi logistik merupakan suatu proses yang berkesinambungan dan saling berkaitan satu sama lainnya serta saling mendukung satu sama dan lainnya. Proses logistik menurut subagya (1996:10) terdiri dari:

• Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan

Fungsi perencnaan mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman-pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik. Sementara penentuan kebutuhan merupakan perincian dari fungsi perencanaan, bilamana perlu semua faktor yang mempenagruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan.
Setiap tahap dan langkah kegiatan pengadaan logistik tersebut harus mendapat perhatian secara proposional guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

• Fungsi penganggaran

Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperlihatkan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya.

• Fungsi pengadaan

Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan dan penganggaran.

• Fungsi penyimpanan dan penyaluran

Fungsi ini merupakan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan kepada instansi-instansi pelaksana.

• Fungsi pemeliharaan

Menurut Keith Lockyer (1999:186) “Pemeliharaan adalah suatu usaha untuk memaksimalkan umur kegunaan dari alat sehingga peralatan dapat bekerja secara memuaskan dan meminimalkan biaya kerusakan”. Fungsi pemeliharaan sendiri adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna barang inventaris..
Batasan pengertian tersebut, menegaskan bahwa yang hendak dicapai dalam kegiatan pemeliharaan adalah menjaga dan menjamin setiap logistik yang ada tetap berfungsi sebagaimana mestinya. Disamping itu, pemeliharaan logistik diarahkan agar umur pemakaian logistik dapat mencapai batas waktu yang optimal (sesuai batas waktu yang ditetapkan). Dengan demikian pemeliharaan logistik juga ditujukan untuk mendukung efisiensi organisasi.

• Fungsi penghapusan

Penghapusan suatu barang logistik dilakukan apabila barang telah mencapai titik akhir manfaatnya. Penghapusan logistik dapat dilakukan tergantung dari kebijakan yang diterapkan oleh instansi ataupun perusahaan.
Menurut Sondang P Siagian (2004:62) penghapusan merupakan kegiatan penghapusan inventaris yang sudah tidak bermanfaat.
Sementara Subagya (1996:92) mendefiisikan  penghapusan sebagai kegiatan dan usaha-usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan atau perundang-undangan yang berlaku.

•   Fungsi pengendalian

Fungsi pengendalian merupakan fungsi inti dari pengelolaan logistik yang meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik. Dalam fungsi pengendalian ini terdapat kegiatan-kegiatan yakni pengendalian inventarisasi dan Expediting yang merupakan unsure-unsur utamanya.
Fungsi-fungsi tadi pada dasarnya merupakan sebuah siklus kegiatan yang secara visual dapat dilihat sebagai berikut:

C.Sistem Informasi Logistik

Kedudukan logistik dalam suatu perusahaan ataupun organisasi sama pentingnya dengan keberadaan sumber daya lainnya dalam organisasi atau perusahaan. Kelancaran administrasi dalam organisasi dapat  ditunjang oleh logistik yang memadai. Hal itu sesuai dengan pendapat Lukas dan Rumsari (2004:1) “Keberadaan logistik yang memadai sangat menentukan kelancaran pelaksanaan kegiatan administrasi di dalam seiap organisasi”
Banyaknya jumlah barang dalam suatu organisasi memerlukan penanganan dan pengelolaan yang baik, oleh karena itu untuk mengatur dan mengelola logistik tersebut diperlukan sebuah sistem informasi yang mengatur logistik organisasi yang bersangkutan yang kemudian dinamakan sistem informasi logistik. Dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 62 Tahun 1998 pasal 1 tentang Sistem Informasi Manajemen Perlengkapan disebutkan bahwa “Sistem informasi Perlengkapan merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen Departemen Dalam Negeri adalah rangkaian unsur-unsur kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan dan penyaluran, pemeliharaan dan penghapusan barang secara terpadu dengan menggunakan alat bantu komputer, untuk mendukung pelaksanaan tugas Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah”
Sistem informasi logistik dapat dijelaskan dalam beberapa bagian fungsi dan operasi internalnya. Tujuan utamanya adalah berupaya mengumpulkan, memperkuat dan memanfaatkan data perusahaan sebagai dasar pengambilan keputusan tentang strategi yang akan digunakan serta memfasilitasi transaksi bisnis. Secara umum sistem informasi logistik melibatkan beberapa faktor, internal, eksternal, sistem manajemen gudang dan sistem transportasi.
Sistem informasi logistik atau biasa dikenal dengan Sistem Informasi Barang Daerah di kalangan Pemerintah Kota Bandung mempunyai tujuan untuk dapat menyajikan informasi data yang cepat dan akurat dalam mendukung proses pengambilan keputusan di bidang pengelolaan barang-barang dalam hal perumusan kebijaksanaan mulai dari proses:

• Perencanaan dan Penentuan Kebuuhan
• Penganggaran
• Pengadaan
• Pemeliharaan
• Proses Perubahan Status Hukum

Dengan adanya sistem informasi logistik, maka organisasi dapat lebih meningkatkan efektivitas dan efisiensinya dalam pengelolaan logistiknya. Secara umum manfaat utama dari sistem informasi barang daerah yang diterapkan di Pemerintah Kota Bandung adalah:

1. Meningkatkan kegiatan tertib administrasi yang meliputi proses pencatatan dan pelaporan
2. Membantu menentukan arah kebijsanaan tentang mekanisme penyeragaman data
3. Membuat database asset yang akurat
4. Mendukung pengambilan keputusan pada setiap tingkatan manajemen, khususnya di bidang manajemen pengelolaan barang daerah.
5. Membuat keseragaman dan keakuratan data antar unit kerja.
6. Mempermudah pengawasan dan pengendalian barang.