A. Pegertian perencanaan operasional
Perencanaan operasional umumnya merupakan turunan/terjemahan dari tujuan umum perusahaan dalam rentang waktu tertentu (selama satu tahun umpamanya) berikut rencana stragtegis yang sudah ditetapkan oleh manajemen. Walau demikian perencanaan operasional dapat juga digunakan oleh individu untuk keperluan pribadinya, bahkan dianjurkan agar pekerjaannya terarah dan terorganisir dengan baik.
Perencanaan operasional adalah perencanaan yang memusatkan perhatiannya pada operasi sekarang (jangka pendek) dan terutama berkenaan dengan tujuan mencapai efisiensi.
Perencanaan operasional merupakan kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Rencana operasional (Renop) sekolah merupakan rencana implementasi Rencana stratejik sekolah dalam kurun waktu satu tahun. Renop sering juga disebut Rencana tahunan. Renop berisi langkah-langkah operasional yang akan ditempuh selama satu tahun oleh sekolah, unit-unit, dan atau individu-individu staf dalam rangka mencapai tujuan operasional. Tujuan operasional merupakan jabaran dan tahapan-tahapan untuk mencapai tujuan stratejik.
Rencana operasional disusun oleh unit-unit atau individu staf yang ada dalam struktur organisasi sekolah dan mengacu pada program yang relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing. Contoh dari rencana operasional antara lain: pengembangan kegiatan kurikuler, pengembangan kegiatan kesiswaan, peningkatan kerjasama dengan masyarakat, dan sebagainya. Rencana operasional berfungsi sebagai alat yang digunakan oleh masing-masing unit penyusunnya sebagai: (1) penjamin bahwa program pengembangan akan terealisasi dalam kegiatan operasional sekolah sehari-hari, (2) pedoman pelaksanaan kegiatan semesteran, bulanan, mingguan, dan harian, dan (3) justifikasi rinci penyusunan Rencana Anggaran dan Belanja tahunan.
Perencanaan operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan.
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans): Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas (Facilites Plans): Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas&layout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans): Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang/jasa.
5. perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
Perencanaan strategi bertugas mendefinisikan tujuan ideal dan tujuan yang bisa dilaksanakan. Sementara itu perencanaan operasional bertugas menerjemahkan kedua macam tujuan tadi bersama kebijakannya kedalam metode, prosedur, dan koordinasi agar tujuan-tujuan tadi dapat direalisasi. Itulah sebabnya mengapa cunningham dalam pidarta mengatakan perencanaan operasional doing things right, dalam perencanaan operasional kita dituntut melakukan sesuatu dengan benar berbeda dengan perencanaan strategi yang menuntut kita untuk melakukan hal yang benar. Mengerjakan sesuatu dengan benar berkaitan dengan pelaksanaan, performan yang ingin dicapai dan hasil. Perencanaan operasional hanya melakukan perintah perencanaan strategi, ia hanya berusaha agar cita-cita dari perencanaan strategi bisa tercapai.
Perencanaan operasional umumnya merupakan turunan/terjemahan dari tujuan umum perusahaan dalam rentang waktu tertentu (selama satu tahun umpamanya) berikut rencana stragtegis yang sudah ditetapkan oleh manajemen. Walau demikian perencanaan operasional dapat juga digunakan oleh individu untuk keperluan pribadinya, bahkan dianjurkan agar pekerjaannya terarah dan terorganisir dengan baik.
Perencanaan operasional adalah perencanaan yang memusatkan perhatiannya pada operasi sekarang (jangka pendek) dan terutama berkenaan dengan tujuan mencapai efisiensi.
Perencanaan operasional merupakan kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Rencana operasional (Renop) sekolah merupakan rencana implementasi Rencana stratejik sekolah dalam kurun waktu satu tahun. Renop sering juga disebut Rencana tahunan. Renop berisi langkah-langkah operasional yang akan ditempuh selama satu tahun oleh sekolah, unit-unit, dan atau individu-individu staf dalam rangka mencapai tujuan operasional. Tujuan operasional merupakan jabaran dan tahapan-tahapan untuk mencapai tujuan stratejik.
Rencana operasional disusun oleh unit-unit atau individu staf yang ada dalam struktur organisasi sekolah dan mengacu pada program yang relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing. Contoh dari rencana operasional antara lain: pengembangan kegiatan kurikuler, pengembangan kegiatan kesiswaan, peningkatan kerjasama dengan masyarakat, dan sebagainya. Rencana operasional berfungsi sebagai alat yang digunakan oleh masing-masing unit penyusunnya sebagai: (1) penjamin bahwa program pengembangan akan terealisasi dalam kegiatan operasional sekolah sehari-hari, (2) pedoman pelaksanaan kegiatan semesteran, bulanan, mingguan, dan harian, dan (3) justifikasi rinci penyusunan Rencana Anggaran dan Belanja tahunan.
Perencanaan operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan.
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans): Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas (Facilites Plans): Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas&layout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans): Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang/jasa.
5. perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
Perencanaan strategi bertugas mendefinisikan tujuan ideal dan tujuan yang bisa dilaksanakan. Sementara itu perencanaan operasional bertugas menerjemahkan kedua macam tujuan tadi bersama kebijakannya kedalam metode, prosedur, dan koordinasi agar tujuan-tujuan tadi dapat direalisasi. Itulah sebabnya mengapa cunningham dalam pidarta mengatakan perencanaan operasional doing things right, dalam perencanaan operasional kita dituntut melakukan sesuatu dengan benar berbeda dengan perencanaan strategi yang menuntut kita untuk melakukan hal yang benar. Mengerjakan sesuatu dengan benar berkaitan dengan pelaksanaan, performan yang ingin dicapai dan hasil. Perencanaan operasional hanya melakukan perintah perencanaan strategi, ia hanya berusaha agar cita-cita dari perencanaan strategi bisa tercapai.
B. Langkah-langkah perencanaan operasional
Menurut Morphet dalam Made pidarta (2005:101) prosedur yang harus diperhatikan dalam membuat perencanaan operasional:
1. Mengumpulkan informasi dan analisa data
2. Menyelesaikan perubahan dalam bentuk kebutuhan
3. Mengidentifikasi tujuan dan prioritas
4. Membentuk alternatif-alternatif penyelesaian
5. Mengimplementasi, menilai dan memodifikasi
Dalam melakukan perencanaan operasional maka diperlukan langkah-langkah tertentu. Langkah-langkah tersebut merupakan prosedur yang harus diikuti dalam setiap melakukan perencanaan, sebab tanpa prosedur tersebut maka kurang sempurna perencanaan tersebut. Langkah-langkah itu adalah sebagai berikut :
a. Langkah 1: Menetapkan tujuan. Sering sebuah organisasi mempunyai banyak tujuan, maka harus memilih diantara banyak tujuan tersebut, tujuan dapat dirumuskan sesuai dengan maksud misi dan sasaran yang dikehendaki. Tentu dengan mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki, tujuan yang besar akan sukar dapat dicapai dengan sumber daya yang sangat terbatas, maka harus menetapkan tujuan yang terbaik bagi organisasi.
b. Langkah 2: Memahami atau merumuskan keadaan saat ini. Rencana adalah menyangkut kegiatan dimasa yang akan datang, apa yang dapat dilakukan dimasa yang akan datang sangat ditentukan pula keadaan atau posisi organisasi pada saat ini. Oleh karena itu organisasi harus mengetahui, memahami dan kemudian merumuskan posisinya saat ini. Untuk keperluan itu diperlukan data dan informasi yang relevan dengan tujuan organisasi.
c. Langkah 3: Mengidentifikasikan Kemudahan dan Hambatan. Organisasi harus melakukan identifikasi dan inventarisasi faktor-faktor kemudahan dan hambatan dalam usaha pencapaian tujuan. Dengan mengetahui kemudahan-kemudahan, organisasi akan dapat memanfaat-kannya peluang tersebut sebaik-baiknya. Sebaliknya dengan mengetahui kemungkinan hambatan, maka organisasi sedini mungkin sudah mempersiapkan untuk menanggulanginya atau mengantisipasinya yang akan dirumuskan dan kemudian dirumuskan pada berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan.
Menurut Louis A. Allen perencanaan terdiri dari kegiatan-kegiatan :
a) Meramalkan, memperkirakan waktu yang akan datang.
b) Menetapkan maksud tujuan (objects) sebagai: hasil akhir yang diharapkan: menentukan tujuan atau sasaran (goals/target).
c) Mengarahkan (programming), menetapkan urutan dari kegiatan-kegiatan yang diperlukan: langkah-langkah yang akan diambil menurut prioritas pelaksananya.
d) Menyusun tata waktu (schedulling), menetapkan urutan waktu yang tepat agar tindakan yang dilakukan dapat berhasil baik.
e) Menyusun anggaran belanja (budgeting), yaitu mengalokasikan sumber-sumber yang tersedia, dinyatakan dalam istilah-istilah keuangan.
f) Memperkembangkan prosedur-prosedur, membuat standar
Menurut Morphet dalam Made pidarta (2005:101) prosedur yang harus diperhatikan dalam membuat perencanaan operasional:
1. Mengumpulkan informasi dan analisa data
2. Menyelesaikan perubahan dalam bentuk kebutuhan
3. Mengidentifikasi tujuan dan prioritas
4. Membentuk alternatif-alternatif penyelesaian
5. Mengimplementasi, menilai dan memodifikasi
Dalam melakukan perencanaan operasional maka diperlukan langkah-langkah tertentu. Langkah-langkah tersebut merupakan prosedur yang harus diikuti dalam setiap melakukan perencanaan, sebab tanpa prosedur tersebut maka kurang sempurna perencanaan tersebut. Langkah-langkah itu adalah sebagai berikut :
a. Langkah 1: Menetapkan tujuan. Sering sebuah organisasi mempunyai banyak tujuan, maka harus memilih diantara banyak tujuan tersebut, tujuan dapat dirumuskan sesuai dengan maksud misi dan sasaran yang dikehendaki. Tentu dengan mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki, tujuan yang besar akan sukar dapat dicapai dengan sumber daya yang sangat terbatas, maka harus menetapkan tujuan yang terbaik bagi organisasi.
b. Langkah 2: Memahami atau merumuskan keadaan saat ini. Rencana adalah menyangkut kegiatan dimasa yang akan datang, apa yang dapat dilakukan dimasa yang akan datang sangat ditentukan pula keadaan atau posisi organisasi pada saat ini. Oleh karena itu organisasi harus mengetahui, memahami dan kemudian merumuskan posisinya saat ini. Untuk keperluan itu diperlukan data dan informasi yang relevan dengan tujuan organisasi.
c. Langkah 3: Mengidentifikasikan Kemudahan dan Hambatan. Organisasi harus melakukan identifikasi dan inventarisasi faktor-faktor kemudahan dan hambatan dalam usaha pencapaian tujuan. Dengan mengetahui kemudahan-kemudahan, organisasi akan dapat memanfaat-kannya peluang tersebut sebaik-baiknya. Sebaliknya dengan mengetahui kemungkinan hambatan, maka organisasi sedini mungkin sudah mempersiapkan untuk menanggulanginya atau mengantisipasinya yang akan dirumuskan dan kemudian dirumuskan pada berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan.
Menurut Louis A. Allen perencanaan terdiri dari kegiatan-kegiatan :
a) Meramalkan, memperkirakan waktu yang akan datang.
b) Menetapkan maksud tujuan (objects) sebagai: hasil akhir yang diharapkan: menentukan tujuan atau sasaran (goals/target).
c) Mengarahkan (programming), menetapkan urutan dari kegiatan-kegiatan yang diperlukan: langkah-langkah yang akan diambil menurut prioritas pelaksananya.
d) Menyusun tata waktu (schedulling), menetapkan urutan waktu yang tepat agar tindakan yang dilakukan dapat berhasil baik.
e) Menyusun anggaran belanja (budgeting), yaitu mengalokasikan sumber-sumber yang tersedia, dinyatakan dalam istilah-istilah keuangan.
f) Memperkembangkan prosedur-prosedur, membuat standar
C. Komponen-komponen rencana operasional
Komponen-komponen Renop sebenarnya tidak jauh berbeda dengan Program Pengembangan yang dirumuskan dalam dokumen Renstra. Perbedaan pokok antara keduanya terletak pada kurun waktu kegiatan dan rincian dari masing-masing komponen itu. Komponen-komponen Renop meliputi:
1. Latar Belakang dan Rasional adalah alasan atau argumentasi yang mendasari kegiatan yang diusulkan. Beberapa hal yang perlu diuraikan dalam bagian ini meliputi:
a. Penjelasan mengenai akar permasalahan yang telah berhasil diidentifikasi pada telaah diri saat menyusun Renstra, yang akan diselesaikan dengan melaksanakan Renop ini. Masalah tersebut harus dijelaskan sedemikian rupa, sehingga tergambar permasalahan tersebut secara utuh dan menyeluruh (termasuk cakupannya, berat/ringannya, faktor-faktor yg berpengaruh pada permsalahan tersebut).
b. Kebijakan dan tujuan yang dirumuskan dalam Rencana Tindak dalam dokumen Renstra
c. Apabila Renop yang disusun untuk tahun kedua dan seterusnya dari siklus implementasi Renstra, dalam latar belakang juga perlu dikemukakan:
1) capaian-capaian tujuan jangka panjang yang telah diperoleh pada tahun-tahun sebelumnya
2) Masalah dan kendala yang dihadapi yang belum terselesaikan pada tahun sebelumnya.
3) Praktik-praktik baik (good practices) yang diperoleh pada tahun sebelumnya dan perlu dipertahankan pada Renop yang sedang disusun
d. Argumentasi (alasan) tentang mengapa uraian Renop yang akan dilaksanakan adalah pilihan yang paling tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan tersebut diatas. Argumen/alasan tersebut dapat didasarkan pada pembenahan faktor-faktor yang berpengaruh pada akar permasalahan tersebut atau dapat berdasarkan teori ilmiah dan pengalaman dalam menghadapi akar permasalahan tersebut.
2. Sasaran adalah hasil yang akan peroleh pada akhir kegiatan operasional. Sasaran adalah penggambaran hal yang ingin diwujudkan melalui tindakan-tindakan yang diambil sekolah guna mencapai tujuan (target terukur). Sasaran adalah hasil yang akan dicapai secara nyata oleh sekolah atau unit yang ada di sekolah dalam rumusan yang lebih spesifik, terukur, dalam kurun waktu satu tahun.
Dalam sasaran dirancang pula indikator sasaran, yaitu ukuran tingkat keberhasilan pencapaian sasaran untuk diwujudkan pada tahun bersangkutan. Setiap sasaran disertai target masing-masing. Sasaran diupayakan untuk dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu/tahunan secara berkesinambungan sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Rumusan sasaran yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut.
a. Sasaran harus sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku setta sejalan dengan kebijaksanaan pemerintah pusat, propinsi, maupun kabupaten/kota.
b. Sasaran ditetapkan mengacu pada dan merupakan milestone pencapaian visi, misi, tujuan sekolah, strategi, serta kebijakan dan tujuan yang dituangkan dalam Renstra Sekolah.
c. Sasaran harus dapat dijabarkan ke dalam sejumlah indikator kinerja.
d. Sasaran harus mengacu pada masalah-masalah yang teridentifikasi dalam telaah diri dan merupakan upaya yang dikembangkan untuk menjawab isu-isu stratejik.
e. Sasaran harus merupakan tindak lanjut dari pengalaman atau permasalahan yang teridentifikasi pada tahun sebelumnya.
f. Spesifik, sasaran menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, dan bukan cara pencapaiannya.
g. Dapat dinilai dan terukur, sasaran harus terukur dan dapat digunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya.
h. Menantang namun dapat dicapai, tetapi tidak boleh mengandung target yang tidak layak.
i. Berorientasi pada hasil, sasaran harus mensepesifikasikan hasil yang ingin dicapai.
3. Dapat dicapai dalam waktu tahun tertentu.
4. Indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif atau kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Indikator kinerja harus merupakan sesuatu yang akan dihitung dan diukur serta digunakan sebagai dasar untuk menilai atau melihat tingkat kinerja baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan, tahap setelah kegiatan selesai dan berfungsi, serta untuk meyakinkan bahwa kinerja hari demi hari organisasi/unit kerja yang bersangkutan menunjukkan kemajuan dalam rangka dan atau menuju tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Tanpa indikator kinerja sulit bagi kita untuk menilai kinerja (keberhasilan atau ketidakberhasilan) sekolah atau unit kerja yang ada di bawahnya. Secara umum indikator kinerja memiliki fungsi:
a. Memperjelas tentang apa, berapa dan kapan suatu kegiatan dilaksanakan.
b. Menciptakan konsensus yang dibangun oleh berbagai pihak terkait untuk menghindari kesalahan interpretasi selama pelaksanaan program/kegiatan.
c. Membangun dasar bagi pengukuran, analisis, dan evaluasi kinerja sekolah atau unit kerja yang ada di dalamnya.
Indikator kinerja yang baik hendaknya memenuhi beberapa syarat sebagai berikut:
a. Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada kemungkinan kesalah¬an interpretasi
b. Dapat diukur secara obyektif baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
c. Relevan, indikator kinerja harus menangani aspek-aspek obyektif yang relevan dengan sasaran yang ingin dicapai.
d. Dapat dicapai, penting, dan harus berguna untuk menunjukan keberhasilan masukan, keluaran, hasil, manfaat, dampak, dan proses.
e. Harus cukup fleksibel dan sensitif terhadap perubahan.
f. Efektif, data/informasi yang berkaitan dengan indikator kinerja yang bersangkutan dapat dikumpulkan dan dianalisis.
Terdapat enam jenis indikator kinerja yang sering digunakan dalam pengukuran kinerja sekolah, yaitu :
a. Indikator masukan (input): segala sesuatu yang dibutuhkan agar pelaksanaan pendidikan dapat berjalan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Indikator ini dapat berupa kualitas siswa baru, kelekatan persaingan dalam seleksi siswa baru, relevansi kurikulum dengan kebutuhan dunia kerja, kualitas Renstra yang disusun sekolah, dan sebagainya.
b. Indikator proses (process): merupakan gambaran mengenai perkembangan atau aktivitas yang terjadi atau dilakukan dalam proses pendidikan di sekolah. Contoh indikator ini antara lain, tingkat kehadiran siswa, tingkat keterlibatan siswa dalam pembelajaran, penerapan PAKEM dalam pembelajaran, tingkat pemanfaatan laboratorium, jumlah siswa yang berkunjung ke perpustakaan, dan sebagainya.
c. Indikator keluaran (output): sesuatu yang diharapkan langsung dicapai dari kegiatan pendidikan. Indikator-indikator seperti peningkatan rata-rata NUN, peningkatan peringkat rata-rata NUN di tingkat kabupaten/kota, atau peningkatan jumlah siswa yang lulus UN, dapat digolongkan sebagai indikator output.
d. Indikator dampak (outcome): segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran kegiatan pada jangka menengah (efek langsung). Inikator ini biasanya sulit dicapai dalam kurun waktu Renop (1 tahun), akan tetapi harus sudah terukur setelah masa siklus Renstra (4-5 tahun) selesai atau hampir selesai. Jumlah siswa yang diterima di jurusan favorit di perguruan tinggi ternama, jumlah siswa yang langsung mendapatkan pekerjaan setelah lulus, semakin pendeknya masa tunggu siswa untuk mendapatkan pekerjaan pertama setelah mereka lulus, adalah contoh-contoh indikator outcome.
e. Indikator akibat (impact): segala sesutu yang merupakan akibat dari outcomes. Peningkatan popularitas sekolah akibat banyaknya siswa cepat mendapatkan pekerjaan, meningkatnya jumlah siswa yang mendaftar sebagai siswa baru akibat dari banyak nya siswa yang diterima di perguruan tinggi unggulan, cepatnya promosi atau perkembangan karir lulusan di dunia kerja merupakan contoh-contoh indikator akibat tersebut.
Untuk mengukur keberhasilan capaian Indikator Kinerja, maka dalam Renop harus dicantumkan kondisi saat disusunnya Renop dan kondisi yang diharapkan dicapai setelah kegiatan dilaksanakan. Kondisi saat disusunnya Renop digunakan sebagai baseline. Selain itu, jika indikator bersifat spesifik maka perlu dijelaskan bagaimana dan kapan indikator itu akan diukur.
5. Rancangan Kegiatan dengan menentukan jenis dan tahap-tahap pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan operasional selama satu tahun. Pada setiap langkah (sub-kegiatan) harus dijelaskan, maksud dan tujuannya yang ingin dicapai secara ringkas dan jelas. Rancangan kegiatan yang efektif harus memenuhi beberapa persyaratan sebagai berikut.
a. Kegiatan tersebut bukan merupakan investasi atau pengadaan sumberdaya. Namun harus berupa dampak dari investasi atau upaya pemanfaatan investasi. Kegiatan dapat berlangsung terus-menerus sementara investasi merupakan implikasi dan hanya merupakan tahap paling awal dari sebuah kegiatan.
b. Kegiatan tersebut tidak kompleks, sehingga dapat dipahami dengan mudah dan dapat dilaksanakan dengan baik.
c. Kegiatan tersebut dapat diukur tingkat keberhasilannya. Untuk itu perlu ditetapkan indikator keberhasilan pelaksanaan kegiatan yang dapat diukur. Indikator keberhasilan kegiatan, umumnya berupa indikator keluaran (output), namun dimungkinkan untuk mencantumkan indikator keberhasilan dampak (impact/ outcomes).
d. Cakupan kegiatan tidak terlalu luas dan tidak terlalu sempit, karena cakupan ini akan berkaitan dengan beban kerja seorang penanggung jawab. Cakupan kegiatan yang terlalu luas akan meningkatkan beban kerja penanggungjawab.
e. Keluaran (output) maupun dampak (impact/outcomes) kegiatan mempunyai kontribusi yang cukup bermakna (significant) terhadap rencana pengembangan sekolah secara keseluruhan.
f. Keterkaitan antar bagian kegiatan/sub-kegiatan harus terlihat dengan jelas.
g. Keberlangsung kegiatan tergambarkan dengan jelas
6. Sumber daya yang dicantumkan dalam Renop merupakan uraian rinci mengenai jenis, kualifikasi, dan kuantitas sumber daya yang dibutuhkan agar kegiatan/sub-kegiatan yang direncanakan dapat dilaksanakan dan dijaga keberlangsungannya (sustainability). Sumber daya ini dapat meliputi SDM, pra-sarana dan sarana pendidikan, buku-buku perpustakaan, keahlian, informasi, teknologi, sistem manajemen, networking, bahan habis pakai untuk kegiatan manajemen. Sumber daya dan dana yang dibutuhkan antara lain:
a. jenis dan kualifikasi sumber daya manusia, sarana-prasarana, dan informasi yang dibutuhkan dalam implementasi kegiatan.
b. jumlah dan sumber dana yang dibutuhkan untuk pengadaan, peningkatan kualitas, pemeliharaan, dan pengoperasian sumber daya yang dibutuhkan.
7. Jadwal Kegiatan mencakup kapan pekerjaan sesungguhnya dilaksanakan dan batas waktu tugas harus diselesaikan. Sub kegiatan atau tahapan kegiatan yang dicantumkan pada bagian ini, harus sama dengan sub kegiatan atau tahapan kegiatan yang diuraikan pada bagian Rancangan Kegiatan.
8. Penanggung Jawab Kegiatan adalah pejabat atau staf yang bertanggung jawab keterlaksanaan Renop.
D. Menspesifikasi tujuan perencanaan
Analisa bertahap menurut kaufman dalam Pidarta mencakup analisa misi, analisa fungsi dan analisa tugas.
1. Analisis misi
Analisis misi ialah yang dipikul oleh para perencana, sebagai usaha meningkatkan mutu pendidikan mutu pendidikan SMA adalah berupa peningkatan perkembangan para siswa secara total yang menekankan pada aspek afeksi, kognisi¸dan keterampilan. Dalam hal ini bagian-bagian misi/perkembangan total adalah afeksi, kognisi dan keterampilan. Inilah yang disebut analisa misi.
Analisa misi ini digambarkan dengan bagan umum sebagai berikut :
Komponen-komponen Renop sebenarnya tidak jauh berbeda dengan Program Pengembangan yang dirumuskan dalam dokumen Renstra. Perbedaan pokok antara keduanya terletak pada kurun waktu kegiatan dan rincian dari masing-masing komponen itu. Komponen-komponen Renop meliputi:
1. Latar Belakang dan Rasional adalah alasan atau argumentasi yang mendasari kegiatan yang diusulkan. Beberapa hal yang perlu diuraikan dalam bagian ini meliputi:
a. Penjelasan mengenai akar permasalahan yang telah berhasil diidentifikasi pada telaah diri saat menyusun Renstra, yang akan diselesaikan dengan melaksanakan Renop ini. Masalah tersebut harus dijelaskan sedemikian rupa, sehingga tergambar permasalahan tersebut secara utuh dan menyeluruh (termasuk cakupannya, berat/ringannya, faktor-faktor yg berpengaruh pada permsalahan tersebut).
b. Kebijakan dan tujuan yang dirumuskan dalam Rencana Tindak dalam dokumen Renstra
c. Apabila Renop yang disusun untuk tahun kedua dan seterusnya dari siklus implementasi Renstra, dalam latar belakang juga perlu dikemukakan:
1) capaian-capaian tujuan jangka panjang yang telah diperoleh pada tahun-tahun sebelumnya
2) Masalah dan kendala yang dihadapi yang belum terselesaikan pada tahun sebelumnya.
3) Praktik-praktik baik (good practices) yang diperoleh pada tahun sebelumnya dan perlu dipertahankan pada Renop yang sedang disusun
d. Argumentasi (alasan) tentang mengapa uraian Renop yang akan dilaksanakan adalah pilihan yang paling tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan tersebut diatas. Argumen/alasan tersebut dapat didasarkan pada pembenahan faktor-faktor yang berpengaruh pada akar permasalahan tersebut atau dapat berdasarkan teori ilmiah dan pengalaman dalam menghadapi akar permasalahan tersebut.
2. Sasaran adalah hasil yang akan peroleh pada akhir kegiatan operasional. Sasaran adalah penggambaran hal yang ingin diwujudkan melalui tindakan-tindakan yang diambil sekolah guna mencapai tujuan (target terukur). Sasaran adalah hasil yang akan dicapai secara nyata oleh sekolah atau unit yang ada di sekolah dalam rumusan yang lebih spesifik, terukur, dalam kurun waktu satu tahun.
Dalam sasaran dirancang pula indikator sasaran, yaitu ukuran tingkat keberhasilan pencapaian sasaran untuk diwujudkan pada tahun bersangkutan. Setiap sasaran disertai target masing-masing. Sasaran diupayakan untuk dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu/tahunan secara berkesinambungan sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Rumusan sasaran yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut.
a. Sasaran harus sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku setta sejalan dengan kebijaksanaan pemerintah pusat, propinsi, maupun kabupaten/kota.
b. Sasaran ditetapkan mengacu pada dan merupakan milestone pencapaian visi, misi, tujuan sekolah, strategi, serta kebijakan dan tujuan yang dituangkan dalam Renstra Sekolah.
c. Sasaran harus dapat dijabarkan ke dalam sejumlah indikator kinerja.
d. Sasaran harus mengacu pada masalah-masalah yang teridentifikasi dalam telaah diri dan merupakan upaya yang dikembangkan untuk menjawab isu-isu stratejik.
e. Sasaran harus merupakan tindak lanjut dari pengalaman atau permasalahan yang teridentifikasi pada tahun sebelumnya.
f. Spesifik, sasaran menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, dan bukan cara pencapaiannya.
g. Dapat dinilai dan terukur, sasaran harus terukur dan dapat digunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya.
h. Menantang namun dapat dicapai, tetapi tidak boleh mengandung target yang tidak layak.
i. Berorientasi pada hasil, sasaran harus mensepesifikasikan hasil yang ingin dicapai.
3. Dapat dicapai dalam waktu tahun tertentu.
4. Indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif atau kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Indikator kinerja harus merupakan sesuatu yang akan dihitung dan diukur serta digunakan sebagai dasar untuk menilai atau melihat tingkat kinerja baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan, tahap setelah kegiatan selesai dan berfungsi, serta untuk meyakinkan bahwa kinerja hari demi hari organisasi/unit kerja yang bersangkutan menunjukkan kemajuan dalam rangka dan atau menuju tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Tanpa indikator kinerja sulit bagi kita untuk menilai kinerja (keberhasilan atau ketidakberhasilan) sekolah atau unit kerja yang ada di bawahnya. Secara umum indikator kinerja memiliki fungsi:
a. Memperjelas tentang apa, berapa dan kapan suatu kegiatan dilaksanakan.
b. Menciptakan konsensus yang dibangun oleh berbagai pihak terkait untuk menghindari kesalahan interpretasi selama pelaksanaan program/kegiatan.
c. Membangun dasar bagi pengukuran, analisis, dan evaluasi kinerja sekolah atau unit kerja yang ada di dalamnya.
Indikator kinerja yang baik hendaknya memenuhi beberapa syarat sebagai berikut:
a. Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada kemungkinan kesalah¬an interpretasi
b. Dapat diukur secara obyektif baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
c. Relevan, indikator kinerja harus menangani aspek-aspek obyektif yang relevan dengan sasaran yang ingin dicapai.
d. Dapat dicapai, penting, dan harus berguna untuk menunjukan keberhasilan masukan, keluaran, hasil, manfaat, dampak, dan proses.
e. Harus cukup fleksibel dan sensitif terhadap perubahan.
f. Efektif, data/informasi yang berkaitan dengan indikator kinerja yang bersangkutan dapat dikumpulkan dan dianalisis.
Terdapat enam jenis indikator kinerja yang sering digunakan dalam pengukuran kinerja sekolah, yaitu :
a. Indikator masukan (input): segala sesuatu yang dibutuhkan agar pelaksanaan pendidikan dapat berjalan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Indikator ini dapat berupa kualitas siswa baru, kelekatan persaingan dalam seleksi siswa baru, relevansi kurikulum dengan kebutuhan dunia kerja, kualitas Renstra yang disusun sekolah, dan sebagainya.
b. Indikator proses (process): merupakan gambaran mengenai perkembangan atau aktivitas yang terjadi atau dilakukan dalam proses pendidikan di sekolah. Contoh indikator ini antara lain, tingkat kehadiran siswa, tingkat keterlibatan siswa dalam pembelajaran, penerapan PAKEM dalam pembelajaran, tingkat pemanfaatan laboratorium, jumlah siswa yang berkunjung ke perpustakaan, dan sebagainya.
c. Indikator keluaran (output): sesuatu yang diharapkan langsung dicapai dari kegiatan pendidikan. Indikator-indikator seperti peningkatan rata-rata NUN, peningkatan peringkat rata-rata NUN di tingkat kabupaten/kota, atau peningkatan jumlah siswa yang lulus UN, dapat digolongkan sebagai indikator output.
d. Indikator dampak (outcome): segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran kegiatan pada jangka menengah (efek langsung). Inikator ini biasanya sulit dicapai dalam kurun waktu Renop (1 tahun), akan tetapi harus sudah terukur setelah masa siklus Renstra (4-5 tahun) selesai atau hampir selesai. Jumlah siswa yang diterima di jurusan favorit di perguruan tinggi ternama, jumlah siswa yang langsung mendapatkan pekerjaan setelah lulus, semakin pendeknya masa tunggu siswa untuk mendapatkan pekerjaan pertama setelah mereka lulus, adalah contoh-contoh indikator outcome.
e. Indikator akibat (impact): segala sesutu yang merupakan akibat dari outcomes. Peningkatan popularitas sekolah akibat banyaknya siswa cepat mendapatkan pekerjaan, meningkatnya jumlah siswa yang mendaftar sebagai siswa baru akibat dari banyak nya siswa yang diterima di perguruan tinggi unggulan, cepatnya promosi atau perkembangan karir lulusan di dunia kerja merupakan contoh-contoh indikator akibat tersebut.
Untuk mengukur keberhasilan capaian Indikator Kinerja, maka dalam Renop harus dicantumkan kondisi saat disusunnya Renop dan kondisi yang diharapkan dicapai setelah kegiatan dilaksanakan. Kondisi saat disusunnya Renop digunakan sebagai baseline. Selain itu, jika indikator bersifat spesifik maka perlu dijelaskan bagaimana dan kapan indikator itu akan diukur.
5. Rancangan Kegiatan dengan menentukan jenis dan tahap-tahap pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan operasional selama satu tahun. Pada setiap langkah (sub-kegiatan) harus dijelaskan, maksud dan tujuannya yang ingin dicapai secara ringkas dan jelas. Rancangan kegiatan yang efektif harus memenuhi beberapa persyaratan sebagai berikut.
a. Kegiatan tersebut bukan merupakan investasi atau pengadaan sumberdaya. Namun harus berupa dampak dari investasi atau upaya pemanfaatan investasi. Kegiatan dapat berlangsung terus-menerus sementara investasi merupakan implikasi dan hanya merupakan tahap paling awal dari sebuah kegiatan.
b. Kegiatan tersebut tidak kompleks, sehingga dapat dipahami dengan mudah dan dapat dilaksanakan dengan baik.
c. Kegiatan tersebut dapat diukur tingkat keberhasilannya. Untuk itu perlu ditetapkan indikator keberhasilan pelaksanaan kegiatan yang dapat diukur. Indikator keberhasilan kegiatan, umumnya berupa indikator keluaran (output), namun dimungkinkan untuk mencantumkan indikator keberhasilan dampak (impact/ outcomes).
d. Cakupan kegiatan tidak terlalu luas dan tidak terlalu sempit, karena cakupan ini akan berkaitan dengan beban kerja seorang penanggung jawab. Cakupan kegiatan yang terlalu luas akan meningkatkan beban kerja penanggungjawab.
e. Keluaran (output) maupun dampak (impact/outcomes) kegiatan mempunyai kontribusi yang cukup bermakna (significant) terhadap rencana pengembangan sekolah secara keseluruhan.
f. Keterkaitan antar bagian kegiatan/sub-kegiatan harus terlihat dengan jelas.
g. Keberlangsung kegiatan tergambarkan dengan jelas
6. Sumber daya yang dicantumkan dalam Renop merupakan uraian rinci mengenai jenis, kualifikasi, dan kuantitas sumber daya yang dibutuhkan agar kegiatan/sub-kegiatan yang direncanakan dapat dilaksanakan dan dijaga keberlangsungannya (sustainability). Sumber daya ini dapat meliputi SDM, pra-sarana dan sarana pendidikan, buku-buku perpustakaan, keahlian, informasi, teknologi, sistem manajemen, networking, bahan habis pakai untuk kegiatan manajemen. Sumber daya dan dana yang dibutuhkan antara lain:
a. jenis dan kualifikasi sumber daya manusia, sarana-prasarana, dan informasi yang dibutuhkan dalam implementasi kegiatan.
b. jumlah dan sumber dana yang dibutuhkan untuk pengadaan, peningkatan kualitas, pemeliharaan, dan pengoperasian sumber daya yang dibutuhkan.
7. Jadwal Kegiatan mencakup kapan pekerjaan sesungguhnya dilaksanakan dan batas waktu tugas harus diselesaikan. Sub kegiatan atau tahapan kegiatan yang dicantumkan pada bagian ini, harus sama dengan sub kegiatan atau tahapan kegiatan yang diuraikan pada bagian Rancangan Kegiatan.
8. Penanggung Jawab Kegiatan adalah pejabat atau staf yang bertanggung jawab keterlaksanaan Renop.
D. Menspesifikasi tujuan perencanaan
Analisa bertahap menurut kaufman dalam Pidarta mencakup analisa misi, analisa fungsi dan analisa tugas.
1. Analisis misi
Analisis misi ialah yang dipikul oleh para perencana, sebagai usaha meningkatkan mutu pendidikan mutu pendidikan SMA adalah berupa peningkatan perkembangan para siswa secara total yang menekankan pada aspek afeksi, kognisi¸dan keterampilan. Dalam hal ini bagian-bagian misi/perkembangan total adalah afeksi, kognisi dan keterampilan. Inilah yang disebut analisa misi.
Analisa misi ini digambarkan dengan bagan umum sebagai berikut :
……. …………… …………………. ………
(garis putus-putus adalah hubungan kerja sama).
2. Analisis fungsi
Bila fungsi-fungsi telah diperoleh dalam analisis misi, maka masing-masing fungsi ini dianalisa lebih lanjut, agar menjadi lebih spesifik. Pembagian menjadi kognisi tingkat tinggi dan rendah itu dikatakan analisa tingkat satu, dan pembagian kognisi tingkat rendah menjadi tiga kemampuan dinamai analisis tingkat kedua.
Contohnya Bentuk-bentuk layanan yang dapat memberikan kesejahteraan kepada guru dan siswa ialah layanan bimbingan dan konseling kepada masyarakat, layanan pendidikan keluarga, pemasangan listrik dirumah-rumah oleh siswa sekolah teknik listrik, bengkel sepeda motor, layanan hukum, dan konstruksi bangunan oleh para mahasiswa dan sebagainya. Layanan dapat diberikan kepada warga sekolah/kampus dan dapat pula diperluas ke luar ialah kepada warga masyarakat yang membutuhkan.
Usaha patungan antar sekolah dengan masyarakat sebagai salah satu bentuk swausaha sekolah dapat berwujud produksi untuk keperluan kebutuhan sekolah seperti percetakan, pakaian seragam sekolah, fotocopy, hal ini tentu memberi kesejahteraan para guru dan warga masyarakat.
Bagan umum analisa fungsi sebagai berikut:
analisa tertinggi
Bila fungsi-fungsi telah diperoleh dalam analisis misi, maka masing-masing fungsi ini dianalisa lebih lanjut, agar menjadi lebih spesifik. Pembagian menjadi kognisi tingkat tinggi dan rendah itu dikatakan analisa tingkat satu, dan pembagian kognisi tingkat rendah menjadi tiga kemampuan dinamai analisis tingkat kedua.
Contohnya Bentuk-bentuk layanan yang dapat memberikan kesejahteraan kepada guru dan siswa ialah layanan bimbingan dan konseling kepada masyarakat, layanan pendidikan keluarga, pemasangan listrik dirumah-rumah oleh siswa sekolah teknik listrik, bengkel sepeda motor, layanan hukum, dan konstruksi bangunan oleh para mahasiswa dan sebagainya. Layanan dapat diberikan kepada warga sekolah/kampus dan dapat pula diperluas ke luar ialah kepada warga masyarakat yang membutuhkan.
Usaha patungan antar sekolah dengan masyarakat sebagai salah satu bentuk swausaha sekolah dapat berwujud produksi untuk keperluan kebutuhan sekolah seperti percetakan, pakaian seragam sekolah, fotocopy, hal ini tentu memberi kesejahteraan para guru dan warga masyarakat.
Bagan umum analisa fungsi sebagai berikut:
analisa tertinggi
analisa tingkat satu
analisa tingkat dua
dst dst
3. Analisis tugas
Bagian fungsi paling kecil atau tugas ialah kemampuan mengetahui, memahami, mengaplikasi, menganalisis, mensintesis, dan mengevaluasi. Begitu pula contoh tugas dalam fungsi swausaha sekolah adalah usaha kelas, latihan keterampilan proses, koperasi, produksi, keperluan sekolah, dan pertunjukan kesenian keliling.
Bagian-bagian fungsi yang paling kecil tersebut diatas dalam sistem disebut komponen. Komponen-komponen inilah yang merupakan tugas-tugas nyata yang spesifik bagi para perencana untuk mereka kerjakan agar dapat merealisasi tujuan-tujuan-tujuan yang sudah spesifik pula. Kalau para perencana sudah berhasil mengerjakan komponen-komponen/tugas-tugas ini dengan sukses sehingga memberikan hasil seperti yang diharapkan, maka berarti tugas perencanaan sudah selesai dan misi yang dipikulnya sudah berhasil dengan gemilang.
Kalau para perencana sudah berhasil mengerjakan komponen-komponen/tugas ini dengan sukses sehingga memberikan hasil seperti yang diharapkan, maka berarti tugas perencana sudah selesai dan misi yang dipikulnya sudah berhasil dengan gemilang.
Pendekatan Sistem
Perencanaan memandang tujuan perencanaan atau misi atau program strategi sebagai suatu sistem. Dan sistem itu dianalisis menjadi sub sistem, kemudian diuraikan lagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sehingga menemukan bagian yang paling kecil yang disebut komponen.
Dalam analisis tersebut diatas, fungsi adalah merupakan sub sistem dari misi sebagai sistem. Hasil analisis satu pada fungsi tertentu adalah sub-sub sistem, sedangkan pada fungsi yang lain mungkin sudah melahirkan komponen karena tidak dapat dibagi-bagi lagi.
E. Menentukan standar performan
Dalam perencanaan pendidikan objek yang diperbaiki, dilengkapi, atau diubah adalah semua unsur pendidikan. Jadi bukan hanya sisa yang ditangani, melainkan juga para personalia pedidikan, mencakup sarana prasarana juga, serta masyarakat sekitar yang memberi pengaruh terhadap lingkungan pendidikan.
Standar performan adalah suatu ukuran atau kriteria yang tepat yang diterima oleh umum untuk tujuan perencanaan yang spesifik, sehingga atas dasar kriteria itu para pelaksanaan program/tugas dapat mewujudkan tujuan itu secara tepat pula sesuai dengan kreteria. Contoh standar performan lingkungan belajar ialah iklim organisasi pendidikan yang hangat, komunikasi yang harmonis, kerja sama yang erat/gotong royong, kaya dengan sumber belajar, dan pembimbingan yang penuh dengan kasih sayang.
Cunningham menyatakan disamping memasukkan ukuran (performan standar sebagai target yang diharapkan) juga menyebutkan persyaratan lainnya yang dirlukan oleh setiap tugas agar dapat dikerjakan dengan baik. Syarat tersebut antara lain:
1. Siapa/apa objek tugas tersebut
2. Bentuk kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas itu
3. Ukuran/kriteria/standar performan
4. Kapan dan dimana masing-masing tugas dikerjakan
5. Keahlian apa yang dibutuhkan oleh orang-orang yang akan mengerjakan tugas itu.
Sedangkan pihak-pihak yang dapat terlibat dalam proses evaluasi pelaksanaan perencanaan pendidikan di setiap satuan pendidikan adalah: Kepala sekolah, Guru, Siswa, Komite Sekolah, Pengawas sekolah dan Dinas pendidikan (Vembrianto. 1982; Soenarya, E. 2000; Depdiknas, 2001, 2006 dalam Arifin, 2010).
F. Analisis alat dan metode
Analisis alat dan metode adalah tugas mencari jalan untuk mengerjakan setiap tugas agar menghasilkan tujuan-tujuan spesifik yang telah digariskan bersama atau dengan kata lain apa yang mungkin dapat dipakai menyelesaikan tugas tersebut setelah komponen-komponen atau tugas dikemukakan. Untuk mencapai maksud tersebut dibutuhkan informasi tentang sumber-sumber pendidikan dan kemudian membentuk alternatif-alternatif pemecahan.
1. Sumber-sumber pendidikan
Sumber-sumber pendidikan itu sebagian besar dapat diambil melalui studi dokumentasi, sebab sumber-sumber itu sebagian besar tercatat dalam arsip. Jumlah para pengajar dengan keahliannya masing-masing, banyaknya alat peraga, besarnya uang yang tersedia dan sebagainya semua tercatat dalam dokumentasi. Namun demikian masih banyak pengetahuan-pengetahuan lain yang diperlukan dalam perencanaan yang tidak dapat diambil melalui studi dokumentasi. Lingkungan belajar misalnya hanya bisa diketahui melalui observasi. Begitu pula pada personalia pendidikan untuk mengerjakan pekerjaan tambahan diluar rutin yang dibutuhkan dalam perencanaan hanya dapat diperoleh melalui interview. Mungkin data ini dapat diperoleh melalui angket, tetapi kurang efektif.
2. Analisis alat dan metode yang tunggal
Dalam menentukan alat dan metode ini untuk setiap tugas perlu diperhatikan syarat-syarat yang sudah ditentukan yaitu apa/siapa objek yang ditangani, kapan dan dimana dilaksanakan, keahlian apa yang dibutuhkan oleh pelaksana. Tugas melaksanakan latihan keterampilan membuat wayang kulit misalnya, obyeknya ialah siswa yang melaksanakan latihan membuat wayang kulit yang baik sehingga laku dijual. Bentuk kegiatannya berlatih dan melatih secara berulang-ulang dalam segala aspek pekerjaan membuat wayang, mulai dari menggambar , mengukir, mewarnai, sampai mengisi tangkainya. Standar performanya ialah dapat membuat wayang minimum 10 jenis dalam bentuknya yang tepat dan artistik.
Dengan membuat perencanaan strategi lengkap dengan manajemen personalia atau manajemen manusia, diharapkan kemungkinan-kemungkinan negatif di atas dapat diminimalkan. Namun demikian kemungkinan seperti ini masih tetap ada, sehingga perencanaan pendidikan dikaitkan dengan penelitian tindakan (action research). Supaya program/tujuan pendidikan tertentu dapat dilaksanakan.
3. Analisis alat dan metode yang paralel
Sesudah analisis misi menghasilkan fungsi-fungsi, maka setiap fungsi juga dicarikan alat dan metodenya yang cocok. Sama halnya dengan pada misi, bila ada fungsi yang sukar dicari pemecahannya, berkonsultasi bila diperlukan, atau belajar dari ahli tertentu. Ssesudah jelas tentang cara mengatasi kesulitan itu barulah analisis diteruskan. Perlu diketahui bahwa uraian/deskripsi atau isi alat dan metode pada setiap fungsi sudah lebih mendetail dari pada isi alat dan metode pada misi. Ini berarti setiap hasil tingkat analisis alat dan metode selalu dicocokkan dengan obyek yang ditangani, termasuk pada setiap tugas yang dikerjakan.
4. Pembentukan alternatif-alternatif pemecahan tugas
Banyak alternatif untuk setiap tugas tidak selalu sama. Ada tugas yang memakai alternatif pemecahan empat, ada yang tiga, dan ada pula yang kedua. Yang perlu dihindarkan adalah jangan membuat alternatif terlalu banyak untuk memecahkan suatu tugas. Pembuatan alternatif yang banyak ini cenderung keluar dari hasil berpikir yang tidak cermat. Begitu pula hindari membuat alat dan metode pemecahan hanya satu sebagai cara yang tunggal. Pada umumnya setiap tugas dibuatkan alternatif pemecahannya sebanyak tiga buah.
Informasi yang diperlukan pada setiap penentuan alat dan metode (alternatif) ialah : 1. Efektivitas, 2. Keuntungan, 3. Kelemahan, 4. Persyaratan waktu, 5. Sumber pendidikan yang tersedia, 6. Sumber pendidikan yang dibutuhkan, 7. Persyaratan personalia, 8. Fasilitas yang diperlukan, dan 9. Biaya.
G. Implementasi
Implementasi artinya suatu usaha untuk mencoba konsep tersebut. Sebelum melakukan implementasi perlu mengadakan persiapan terlebih dahulu. Persiapan itu dikenal dengan action planning, yang menyiapkan hal-hal sebagai berikut:
1. Menentukan kunci konsep implementasi seperti objek, metode, alat, pelaksana, dan sebagainya
2. Mengantisipasi kemungkinan hal-hal yang bersifat negatif atau positif akan terjadi
3. Memprediksi hasil dan efek bagi semua pihak
4. Mempertimbangkan kemungkinan perubahan-perubahan biaya dan waktu
5. Menyiapkan tahap-tahap kegiatan pada setiap tugas (job description)
6. Menyiapkan perbekalan
7. Menyiapkan transportasi dan sebagainya
Implementasi perencanaan operasional mengharuskan organisasi untuk menetapkan tujuan, membuat kebijakan, memotivasi karyawan, dan mengalokasikan sumber daya sehingga perencanaan operasional dapat berjalan dengan baik.
Suatu perencanaan baru dipandang selesai kalau ia sudah dapat merealisasi tujuan atau misi yang dicerminkan oleh perwujudan performan yang standar oleh setiap tugas. Performan yang standar ini bisa tampak terwujud kalau implementasi sudah memberikan hasil seperti itu. Ini berarti perencanaan baru dikatakan berakhir ialah kalau implemenatasi sudah selesai, satu kali atau beberapa kali, dengan konsep yang tidak perlu direvisi lagi.
3. Analisis tugas
Bagian fungsi paling kecil atau tugas ialah kemampuan mengetahui, memahami, mengaplikasi, menganalisis, mensintesis, dan mengevaluasi. Begitu pula contoh tugas dalam fungsi swausaha sekolah adalah usaha kelas, latihan keterampilan proses, koperasi, produksi, keperluan sekolah, dan pertunjukan kesenian keliling.
Bagian-bagian fungsi yang paling kecil tersebut diatas dalam sistem disebut komponen. Komponen-komponen inilah yang merupakan tugas-tugas nyata yang spesifik bagi para perencana untuk mereka kerjakan agar dapat merealisasi tujuan-tujuan-tujuan yang sudah spesifik pula. Kalau para perencana sudah berhasil mengerjakan komponen-komponen/tugas-tugas ini dengan sukses sehingga memberikan hasil seperti yang diharapkan, maka berarti tugas perencanaan sudah selesai dan misi yang dipikulnya sudah berhasil dengan gemilang.
Kalau para perencana sudah berhasil mengerjakan komponen-komponen/tugas ini dengan sukses sehingga memberikan hasil seperti yang diharapkan, maka berarti tugas perencana sudah selesai dan misi yang dipikulnya sudah berhasil dengan gemilang.
Pendekatan Sistem
Perencanaan memandang tujuan perencanaan atau misi atau program strategi sebagai suatu sistem. Dan sistem itu dianalisis menjadi sub sistem, kemudian diuraikan lagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sehingga menemukan bagian yang paling kecil yang disebut komponen.
Dalam analisis tersebut diatas, fungsi adalah merupakan sub sistem dari misi sebagai sistem. Hasil analisis satu pada fungsi tertentu adalah sub-sub sistem, sedangkan pada fungsi yang lain mungkin sudah melahirkan komponen karena tidak dapat dibagi-bagi lagi.
E. Menentukan standar performan
Dalam perencanaan pendidikan objek yang diperbaiki, dilengkapi, atau diubah adalah semua unsur pendidikan. Jadi bukan hanya sisa yang ditangani, melainkan juga para personalia pedidikan, mencakup sarana prasarana juga, serta masyarakat sekitar yang memberi pengaruh terhadap lingkungan pendidikan.
Standar performan adalah suatu ukuran atau kriteria yang tepat yang diterima oleh umum untuk tujuan perencanaan yang spesifik, sehingga atas dasar kriteria itu para pelaksanaan program/tugas dapat mewujudkan tujuan itu secara tepat pula sesuai dengan kreteria. Contoh standar performan lingkungan belajar ialah iklim organisasi pendidikan yang hangat, komunikasi yang harmonis, kerja sama yang erat/gotong royong, kaya dengan sumber belajar, dan pembimbingan yang penuh dengan kasih sayang.
Cunningham menyatakan disamping memasukkan ukuran (performan standar sebagai target yang diharapkan) juga menyebutkan persyaratan lainnya yang dirlukan oleh setiap tugas agar dapat dikerjakan dengan baik. Syarat tersebut antara lain:
1. Siapa/apa objek tugas tersebut
2. Bentuk kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas itu
3. Ukuran/kriteria/standar performan
4. Kapan dan dimana masing-masing tugas dikerjakan
5. Keahlian apa yang dibutuhkan oleh orang-orang yang akan mengerjakan tugas itu.
Sedangkan pihak-pihak yang dapat terlibat dalam proses evaluasi pelaksanaan perencanaan pendidikan di setiap satuan pendidikan adalah: Kepala sekolah, Guru, Siswa, Komite Sekolah, Pengawas sekolah dan Dinas pendidikan (Vembrianto. 1982; Soenarya, E. 2000; Depdiknas, 2001, 2006 dalam Arifin, 2010).
F. Analisis alat dan metode
Analisis alat dan metode adalah tugas mencari jalan untuk mengerjakan setiap tugas agar menghasilkan tujuan-tujuan spesifik yang telah digariskan bersama atau dengan kata lain apa yang mungkin dapat dipakai menyelesaikan tugas tersebut setelah komponen-komponen atau tugas dikemukakan. Untuk mencapai maksud tersebut dibutuhkan informasi tentang sumber-sumber pendidikan dan kemudian membentuk alternatif-alternatif pemecahan.
1. Sumber-sumber pendidikan
Sumber-sumber pendidikan itu sebagian besar dapat diambil melalui studi dokumentasi, sebab sumber-sumber itu sebagian besar tercatat dalam arsip. Jumlah para pengajar dengan keahliannya masing-masing, banyaknya alat peraga, besarnya uang yang tersedia dan sebagainya semua tercatat dalam dokumentasi. Namun demikian masih banyak pengetahuan-pengetahuan lain yang diperlukan dalam perencanaan yang tidak dapat diambil melalui studi dokumentasi. Lingkungan belajar misalnya hanya bisa diketahui melalui observasi. Begitu pula pada personalia pendidikan untuk mengerjakan pekerjaan tambahan diluar rutin yang dibutuhkan dalam perencanaan hanya dapat diperoleh melalui interview. Mungkin data ini dapat diperoleh melalui angket, tetapi kurang efektif.
2. Analisis alat dan metode yang tunggal
Dalam menentukan alat dan metode ini untuk setiap tugas perlu diperhatikan syarat-syarat yang sudah ditentukan yaitu apa/siapa objek yang ditangani, kapan dan dimana dilaksanakan, keahlian apa yang dibutuhkan oleh pelaksana. Tugas melaksanakan latihan keterampilan membuat wayang kulit misalnya, obyeknya ialah siswa yang melaksanakan latihan membuat wayang kulit yang baik sehingga laku dijual. Bentuk kegiatannya berlatih dan melatih secara berulang-ulang dalam segala aspek pekerjaan membuat wayang, mulai dari menggambar , mengukir, mewarnai, sampai mengisi tangkainya. Standar performanya ialah dapat membuat wayang minimum 10 jenis dalam bentuknya yang tepat dan artistik.
Dengan membuat perencanaan strategi lengkap dengan manajemen personalia atau manajemen manusia, diharapkan kemungkinan-kemungkinan negatif di atas dapat diminimalkan. Namun demikian kemungkinan seperti ini masih tetap ada, sehingga perencanaan pendidikan dikaitkan dengan penelitian tindakan (action research). Supaya program/tujuan pendidikan tertentu dapat dilaksanakan.
3. Analisis alat dan metode yang paralel
Sesudah analisis misi menghasilkan fungsi-fungsi, maka setiap fungsi juga dicarikan alat dan metodenya yang cocok. Sama halnya dengan pada misi, bila ada fungsi yang sukar dicari pemecahannya, berkonsultasi bila diperlukan, atau belajar dari ahli tertentu. Ssesudah jelas tentang cara mengatasi kesulitan itu barulah analisis diteruskan. Perlu diketahui bahwa uraian/deskripsi atau isi alat dan metode pada setiap fungsi sudah lebih mendetail dari pada isi alat dan metode pada misi. Ini berarti setiap hasil tingkat analisis alat dan metode selalu dicocokkan dengan obyek yang ditangani, termasuk pada setiap tugas yang dikerjakan.
4. Pembentukan alternatif-alternatif pemecahan tugas
Banyak alternatif untuk setiap tugas tidak selalu sama. Ada tugas yang memakai alternatif pemecahan empat, ada yang tiga, dan ada pula yang kedua. Yang perlu dihindarkan adalah jangan membuat alternatif terlalu banyak untuk memecahkan suatu tugas. Pembuatan alternatif yang banyak ini cenderung keluar dari hasil berpikir yang tidak cermat. Begitu pula hindari membuat alat dan metode pemecahan hanya satu sebagai cara yang tunggal. Pada umumnya setiap tugas dibuatkan alternatif pemecahannya sebanyak tiga buah.
Informasi yang diperlukan pada setiap penentuan alat dan metode (alternatif) ialah : 1. Efektivitas, 2. Keuntungan, 3. Kelemahan, 4. Persyaratan waktu, 5. Sumber pendidikan yang tersedia, 6. Sumber pendidikan yang dibutuhkan, 7. Persyaratan personalia, 8. Fasilitas yang diperlukan, dan 9. Biaya.
G. Implementasi
Implementasi artinya suatu usaha untuk mencoba konsep tersebut. Sebelum melakukan implementasi perlu mengadakan persiapan terlebih dahulu. Persiapan itu dikenal dengan action planning, yang menyiapkan hal-hal sebagai berikut:
1. Menentukan kunci konsep implementasi seperti objek, metode, alat, pelaksana, dan sebagainya
2. Mengantisipasi kemungkinan hal-hal yang bersifat negatif atau positif akan terjadi
3. Memprediksi hasil dan efek bagi semua pihak
4. Mempertimbangkan kemungkinan perubahan-perubahan biaya dan waktu
5. Menyiapkan tahap-tahap kegiatan pada setiap tugas (job description)
6. Menyiapkan perbekalan
7. Menyiapkan transportasi dan sebagainya
Implementasi perencanaan operasional mengharuskan organisasi untuk menetapkan tujuan, membuat kebijakan, memotivasi karyawan, dan mengalokasikan sumber daya sehingga perencanaan operasional dapat berjalan dengan baik.
Suatu perencanaan baru dipandang selesai kalau ia sudah dapat merealisasi tujuan atau misi yang dicerminkan oleh perwujudan performan yang standar oleh setiap tugas. Performan yang standar ini bisa tampak terwujud kalau implementasi sudah memberikan hasil seperti itu. Ini berarti perencanaan baru dikatakan berakhir ialah kalau implemenatasi sudah selesai, satu kali atau beberapa kali, dengan konsep yang tidak perlu direvisi lagi.
BAB III
KESIMPULAN
Perencanaan operasional adalah perencanaan yang memusatkan perhatiannya pada operasi sekarang (jangka pendek) dan terutama berkenaan dengan tujuan mencapai efisiensi.
Menurut Morphet dalam Made pidarta (2005:101) prosedur yang harus diperhatikan dalam membuat perencanaan operasional: Mengumpulkan informasi dan analisa data, Menyelesaikan perubahan dalam bentuk kebutuhan, Mengidentifikasi tujuan dan prioritas, Membentuk alternatif-alternatif penyelesaian dan Mengimplementasi, menilai dan memodifikasi.
Untuk menspesifikasi tujuan perencanaan digunakan analisa misi, fungsi dan tugas. Implementasi dari perencanaan operasional dapat dikatakan berhasil apabila mampu merealisasi tujuan atau misi yang dicerminkan oleh perwujudan performan yang standar oleh setiap tugas. Performan yang standar ini bisa tampak terwujud kalau implementasi sudah memberikan hasil.
0 komentar:
Posting Komentar